با افزایش چشم گیر نرم افزارهای حسابداری طی چند سال گذشته، مدیران و حسابداران در انتخاب راه حل های گسترده سردرگم شده اند. این سردرگمی می تواند تاثیر بسزایی بر بهره وری و موفقیت سازمان داشته باشد.
حالا شما به عنوان مدیر یا حسابدار یک کسب و کارکوچک و یا بزرگ، چگونه می توانید در این چشم انداز حرکت کنید؟ چگونه می توانید تعیین کنید کدام نرم افزار حسابداری واقعاً به شما در افزایش کارایی و بهبود تجربه عملی کارکنان کمک می کند؟
این فرایند چهار مرحله ای برای ارزیابی، انتخاب و پیاده سازی فناوری جدید در شرکت، می تواند کمک به سزایی کند.
1.ناکارآمدی شرکت خود را شناسایی کنید.
شاید بدیهی به نظر برسد، اما قبل از اینکه بتوانید نرم افزاری را برای رفع مشکل انتخاب کنید، ابتدا باید مشکل بالقوه را شناسایی کنید! این شناسایی با درک مشکلات و موانع بهره وری در کسب و کار شما شروع می شود. به زبان ساده، باید به دنبال موانعی که تیم شما هر روز با آن مواجه هستند بگردید.به عنوان مثال: محرومیت ها و شکاف موجود در فناوری نرم افزار حسابداری مورد استفاده شما (مانند عدم وجود ابزار گزارش ساز در نرم افزار حسابداری)
یک راه عالی برای شروع شناسایی ناکارآمدی در گردش کار حسابداری، مستند کردن گردش کار است.همچنین توجه به این نکته مهم است که مسائل مدیر و حسابداران جدا از یکدیگر نیستند. طرز فکر خود را تغییر دهید – فکر کردن در مورد حل مشکلات کارمندان به عنوان راهی برای کاهش اصطکاک در گردش کار است و بهترین قدم برای شروع می باشد.
2.نرم افزارهای حسابداری مختلف و راه حل هایشان را ارزیابی کنید.
گاهی اوقات یک راه حلی ممکن است مناسب به نظر برسد ولی در واقعیت این طور نیست.هنگامی که یک مشکل بالقوه را تعریف کردید، مهم است که با دقت تمام سعی کنید بهترین گزینه ها را برای برطرف کرن چالش های کسب و کار خود انتخاب کنید.
معمولا توصیه می شود برای تعیین مناسب بودن نرم افزارحسابداری از دموی رایگان استفاده کنید. از شرکت ارائه دهنده سرویس های نرم افزاری بخواهید نسخه رایگان در اختیار شما قرار دهند. مهم است که در این مورد کارآمد باشید – حداقل سه نرم افزاری را که فکر می کنید مناسب هستند را انتخاب کنید و از نسخه آزمایشی آنها استفاده کنید.
یک مزیت اساسی در نسخه رایگان این است که، به شما این امکان را می دهد که با داده های خود نرم افزار مورد نظر را تست کنید. به عنوان مثال، می توانید از کاربران خود بخواهید نرم افزار را آزمایش کنند تا نسبت به نحوه عملکرد آن نظر دهند. پیگیری صرفه جویی در زمان نیز مهم است – پیگیری کنید که چه مدت کارها و فرآیندهای خاص با برنامه و بدون آن به طول می انجامد. هنگام تصمیم گیری این صرفه جویی در زمان را نیز در نظر بگیرید. سوالاتی که بعد از اتمام دوره آزمایشی باید پاسخ داده شوند عبارتند از:
همچنین مهم است که فرایند ارزیابی خود را فراتر از دوره آزمایشی گسترش دهید. به طور مثال از شرکتها و کسب و کارهای مشابه صنعت خود پرس و جو کنید که چه نرم افزاری استفاده می کنند و یا از مشتریان نرم افزارهای مورد نظر خود پرس و جو کنید (مهمترین سوال می تواند کیفیت و نحوه سرویس دهی خدمات پشتیبانی باشد).
3.تصمیم خود را بگیرید.
حتی پس از بررسی های با احتیاط و دقیق، تصمیم گیری نهایی دشوار است. انتخاب یک راه حلی که در نهایت به نتیجه نرسد می تواند هزینه بر باشد – مطمئن باشید که همه موارد، از اجرا، پردازش، و ادامه پشتیبانی را در نظر گرفته اید.
برای تصمیم گیری، یک لیست از مزایا و محدودیت های نرم افزارهای منتخب خود تهیه کنید. این مورد به خوبی می تواند در تصمیم گیری به شما کمک کند. برای هر برنامه ای که امتحان کرده اید از یک لیست استفاده کنید. هنگامی که دانستید به دنبال چه می گردید، چرا به دنبال آن هستید و چند برنامه را آزمایش کرده اید، می فهمید کدام یک از آنها، چالش های کسب و کار شما را برطرف می کند و درنهایت نرم افزار با بیشترین مزایا از این تمرین خارج می شود.
چند سوال که باید قبل از تصمیم گیری نهایی در نظر بگیرید:
پیاده سازی – استقرار، آموزش و اجرای برنامه چقدر زمان می برد؟
امنیت– برنامه چقدر در حفظ اطلاعات قدرتمند است؟
پشتیبانی – اگر نرم افزار کار نکند با چه کسی تماس می گیرید؟ به روزرسانی ها و ویژگی های جدید هر چند وقت یک بار منتشر می شوند؟
البته، تصمیمی که می گیرید هزینه مالی خواهد داشت، اما اجازه ندهید این فاکتور تمرکز شما را از انتخاب بهترین راه حل ها بر هم زند. بسیاری از اوقات ممکن است ما به جای سود واقعی برای سازمان یا منافع برای تیم داخلی، بر روی هزینه ها تمرکز کنیم. اما هدف اصلی ما در اینجا اطمینان از حل مشکلی است که پیش روی ما قرار گرفته است.
زمان تصمیم گیری را طولانی نکنید هنگامی که مشکلی را شناسایی کردید زمان را برای برطرف کردن و پیاده سازی بهترین راه حل از دست ندهید.
4.همیشه در حال ارزیابی باشید.
البته، این فقط مربوط به یک فرآیند تکمیل شده نیست! به معنای ارزیابی مداوم فناوری شما، بررسی اطمینان از عملکرد مطلوب همه چیز و جستجوی راه حل های جدید در صورت لزوم است. البته، توجه داشته باشید که یکی از ارزیابیها می تواند تغییرات تکنولوژی باشد. روند شما باید بررسی برنامه هایی باشد که ماهانه استفاده می کنید مطمئناً اگر موردی وجود داشته باشد که بلافاصله قابل تغییر یا اصلاح باشد، باید تغییرات را انجام دهید، اما در بیشتر موارد، برنامه را مطابق با برنامه های از پیش تعیین شده ارزیابی می کنید.
شما همچنین یک بررسی سالیانه از نرم افزار حسابداری خود انجام دهید، این ارزیابی کمک می کند دوباره مرور کنید که چرا از آن استفاده می کنید، چگونه ویژگی های آن بهبود یافته است و آیا هنوز بهترین راه حل شما در بازار است یا خیر. این به شما کمک می کند تا اطمینان حاصل کنید که آیا از برنامه مورد استفاده بیشترین بهره را می برید یا خیر.
هنگام خواندن این مطلب، ممکن است این سوال برای شما پیش بیاید که چه کسی قصد دارد روند انتخاب و اجرای برنامه را مدیریت کند؟ اگر شرکت کوچکتری هستید و تیم اختصاصی فناوری و پیاده سازی ندارید، چطور باید این کار را انجام دهید؟ اگر هدف شما رشد است، دپارتمان متخصص در امر اجرا چیزی است که باید در نظر بگیرید. صرف نظر از اینکه این مسئولیت ها را چه کسی به عهده می گیرد، اولویت انتخاب برنامه ایده ال می باشد و این امر برای آینده شرکت شما بسیار مهم است.
پذیرفتن انتخاب برنامه
هر کسب وکاری با تغییرات محیط و تکنولوژی، باید به تغییر فکر کند. اتوماسیون یک جز اصلی برای مقیاس گذاری موثر است. برنامه ها محرک اصلی اتوماسیون هستند و در سال های آینده نیز ادامه خواهند داشت. به همین ترتیب، یادگیری نحوه شناسایی و ارزیابی برنامه هایی که منجر به نتیجه می شوند، یک مهارت لازم در چشم انداز فناوری همیشه در حال تغییر است.
اگر می خواهید نحوه ارزیابی و انتخاب برنامه های حسابداری مناسب برای شرکت خود را بیاموزید. چک لیست رایگان ارزیابی ما را بارگیری کنید!