با حسابداری آنلاین، کسب و کارتان را از قرنطینه نجات دهید

کمتر کسی فکر می کرد پایان سال 98 این چنین رقم بخورد و روزهایی که می توانست بهترین روزهای بیزینس ها باشد به علت تعطیلی اجباری به برزخ تبدیل شود. اما اگر فکر می کنید که همه کسب و کارها از کرونا و قرنطینه و دورکاری آسیب دیده اند سخت در اشتباهید. بسیاری از تجارت ها نه تنها آسیب ندیدند بلکه با رشد خارق العاده ای مواجه شدند که حتی به خوابشان هم نمی دیدند.

موفقیت مالی در دوران قرنطینه راز ساده ای دارد؛ در دسترس بودن و به روز بودن محصولات و خدمات و حساب و کتاب مالی شرکت. و کلید این در دسترس بودن حسابداری آنلاین است.

حسابداری آنلاین به شرکت های پویا و بافکر این اجازه را می دهد که در زمان تعطیلی فیزیکی، به جای ناله و نفرین یا تعدیل نیرو و بستن شرکت، کسب و کارشان را سرپا نگه دارند، موجودی‏هایشان را به روز کنند، طلب و بدهی ها و چکهای دریافتی و پرداختی را ثبت کنند تا حساب بانکی شان به روز باشد و از همه مهمتر به ارائه کالا و خدمات به مشتریان بپردازند؛ حتی اگر در بستر اینترنت سایت فروش آنلاین نداشته باشند.

حسابداری آنلاین چیست و چه جایگاهی در دنیای امروز دارد؟

سالهاست که با ظهور فضاهای ذخیره سازی ابری همچنین توسعه دانش رایانش ابری ارائه دهنده های نرم افزارها به سمت و سوی نرم افزارهای آنلاین رفته اند. اکنون بزرگترین ارائه دهنده های نرم افزارهای سازمانی و خانگی و صنعتی بیشتر خدمات خود را صرفاً معطوف به نرم افزارهای آنلاین نموده اند و دور از ذهن نخواهد بود اگر پیش بینی کنیم در آینده نزدیک بساط نرم افزارهای محلی برچیده شود.

در ایران نیز پس از گذراندن چندین دوره مشخص، نرم افزارهای قدیمی کم کم جای خود را به نرم افزارهای ابری می دهند. نرم افزار حسابداری یکی از همین موارد است، نرم افزارهای حسابداری آنلاین بر خلاف نسخه های محلی که حتما نیاز به نصب بر روی سرور محلی داشتند، بر روی فضای کلود مستقر می گردند و برای استفاده از آنها صرفاً یک گجت مثل لپ تاپ، تبلت یا گوشی تلفن همراه که به اینترنت متصل شود کافی است.

این نرم افزارها تمام دغدغه های فیزیکی از جمله نصب یا ارتقا سرور، نگهداری فیزیکی از سرور، شبکه و امنیت شبکه را حذف می کنند و طبق پروتکل های امنیتی بسیار پیشرفته یک فضای اختصاصی از یک سرور اشتراکی ابری را به کاربران اختصاص می دهند. مهمترین مزیت نرم افزارهای حسابداری آنلاین در دسترس بودن آنها در هر مکان و هر زمانی است.

از همه جا در دسترس شماست؛ حتی در قرنطینه خانگی

اگر شما کاربر یک نرم افزار حسابداری لوکال باشید و بخواهید یک تراکنش مالی ساده مثل پیش دریافت وجه از مشتری را در سیستم ثبت کنید باید حتماً به مکان شرکت مراجعه کنید تا از نرم افزاری که روی سرور نصب شده است بتوانید استفاده کنید. حتی اگر شما قفلی از نرم افزار در اختیار داشته باشید و از منزل اقدام به ثبت اطلاعات کنید و موفق شوید از طریقی اطلاعات ثبت شده را به سرور داخل شرکت منتقل نمایید باز هم استفاده کنندگان از اطلاعات مثل همکاران واحد فروش، مدیران، انبارداران و … نمی توانند به اطلاعات دسترسی داشته باشند و عملاً کار شما بی نتیجه می ماند.

اما اگر از یک نرم افزار حسابداری آنلاین استفاده کنید، از درون منزل می توانید با یک یوزر و پسورد وارد سیستم حسابداری آنلاین شده و اطلاعات را وارد نمایید. دیگر همکاران و مدیران و شرکا که با یوزر و پسورد و سطح دسترسی منحصر به فرد خود وارد نرم افزار حسابداری آنلاین می شوند نیز نه تنها این اطلاعات ثبت شده را می بینند بلکه نسبت به ثبت سفارش یا پیش فاکتور، صدور حواله و سایر امور می توانند ثبت اطلاعات کنند.

در خانه بمانید و برای مشتریان خود فاکتور آنلاین صادر کنید

شاید تصور کنید که دورکاری و قرنطینه صرفاً مطابق میل کسانی است که یک سایت فروش آنلاین داشته یا در همین اثنا فروشگاه اینترنتی خود را افتتاح کرده اند. خب این تصور اشتباه نیست. داشتن یک فروشگاه آنلاین در این روزهایی که همه مجبور به خانه نشینی شده ایم قطعا برگ برنده است. اما اگر فروشگاه آنلاین ندارید نیاز نیست نگران باشید.

برخی از نرم افزار ها  حسابداری آنلاین امکان ویژه ای برای کاربرانش در نظر گرفته است که می توانند همانند یک فروشگاه اینترنتی برای مشتریان خود صورتحساب آنلاین ارسال کنند و حتی دریافت وجه آنلاین داشته باشند و  امکانات ویژه ای در اختیار مالکین کسب و کار قرار می دهد.

اپ موبایل بسیاری از نیازهای حسابداری مورد نیاز شما را برطرف می کند

برای حسابداری آنلاین از منزل در دوران قرنطینه اجباری، به ابزار خاصی نیاز نیست. نرم افزار حسابداری روی هر گجتی قابل بارگذاری است فقط کافی است کامپیوتر، لپتاپ یا تبلت و موبایل شما به اینترنت متصل باشد. اما علاوه بر نسخه های وب، نرم افزار  های حسابداری ابری یک اپ موبایل اندروید با طراحی منحصر به فرد و کاربری آسان دارد که دورکاری حسابداری را دو چندان ساده می کند.

در نسخه اندروید نرم افزار حسابداری ابری سعی شده است به اصلی ترین اعمال حسابداری مورد نیاز در دسترس کاربران پرداخته شود. با اپ موبایل  می توانید به سادگی مشتری تعریف کنید، فاکتور خرید و فروش درج کنید، دریافت و پرداخت ها را ثبت کنید، صورت حساب بانک خود را از نرم افزار بگیرید و مانده مشتریان را به روز کنید.

حتی این امکان نیز در اپ اندروید حسابداری موجود است که از دوربین موبایل به عنوان بارکدخوان استفاده کند و عملاً گوشی موبایل را به یک بارکدخوان دستی تبدیل کند.

قابلیت لاگین 2مرحله ای ورود و خروج کارمندان بخش مالی را کنترل کنید.

با توجه به اینکه امنیت اطلاعات علی الخصوص در حوزه مالی از اهمیت بالایی برخوردار است باید به کاربران نرم افزارهای حسابداری ابری حق داد که از فیلترهای مناسب امنیتی بهره مند شوند. مبحث امنیت در نرم افزارهای مالی آنلاین به دو بخش امنیت سرور و امنیت نرم افزار طبقه بندی می گردد.

در زمینه امنیت سرور دیتاسنترهای میزبان فضای نرم افزار از به روزترین آنتی ویروس ها و آنتی اسپم های اورجینال بهره می برند و به علت ترافیک بالای اطلاعات ورودی و خروجی با تکنولوژی هایی به مراتب پیشرفته تر از تکنولوژی های سرورهای محلی محافظت می گردند. علاوه بر این بکاپ های اتوماتیک از اطلاعات کاربران در فضاهای متفاوتی ذخیره می گردد تا ضریب اطمینان افزایش پیدا کند.

اما نکته حایز اهمیت دیگر امنیت در بستر نرم افزار است که نرم افزار حسابداری آنلاین  این مسئله را با قابلیت لاگین 2مرحله ای حل نموده است. لاگین 2مرحله ای این اجازه را به ادمین سیستم می دهد که علاوه بر کنترل ورود و خروج دیگر کاربران، در صورت نیاز به جلوگیری از ورود یک کاربر به حساب نرم افزار، از ورود وی ممانعت به عمل آورد.

این قابلیت در ایام دورکاری با توجه به فاصله فیزیکی حسابداران و کمک حسابداران از یکدیگر بسیار کاربردی است و روسای حسابداری و مدیران مالی به راحتی می توانند استفاده کارمندان بخش مالی از نرم افزار را کنترل و در صورت نیاز محدود نمایند.

حساب بانکی تان را از خانه به روز کنید و صورت مغایرت آنلاین بگیرید

از دیگر مزایای مهم حسابداری در ایام دورکاری به روز نگه داشتن حساب بانکی است. حساب بانک از اصلی ترین حسابهای دسته دارایی ها در نرم افزارهای حسابداری است که تقریبا به عنوان طرف حساب نقد در بیشتر ثبت های حسابداری حضور دارد. این روزها با گسترش خرده فروشی اینترنتی حساب بانک گردش بیشتری از گذشته نیز دارد. کافیست مدت کوتاهی ثبت های دریافت و پرداخت حساب بانک در نرم افزار حسابداری ثبت نشود تا صحت و سقم اطلاعات مالی به کل زیر سوال برود.

نرم افزار حسابداری ابری به شما این امکان را می دهد که در منزل علاوه بر ثبت های مورد نیاز به صورت خودکار و اتوماتیک صورت مغایرت نیز بگیرید و از دقت و صحت اطلاعات وجه نقد حساب بانکی تان در سیستم حسابداری مطمئن باشید.

حسابداری فروشگاه اینترنتی خود را کاملا خودکار کنید

اگر کسب و کار شما صاحب یک فروشگاه اینترنتی باشد شما یک گام از هم صنف های خود جلوترید. به راحتی کالا و خدمات خود را در فضای وب عرضه می کنید و نگرانی بابت بسته شدن شعب فیزیکی فروشگاه ها ندارید. اما در صورتی که نرم افزار حسابداری به عنوان پشتیبانی اطلاعاتی فروشگاه به روز نشده باشد ممکن است خطاهای فراوانی در فرایند فروش کالا برای مشتریان رخ دهد.

نرم افزار های حسابداری آنلاین این امکان را دارند که به صورت کامل با فروشگاه های اینترنتی یکپارچه شوند و انتقال اتوماتیک اطلاعات مثل به روز کردن موجودی کالا و اطلاعات مشتریان همچنین مانده اعتبار مشتریان در صورت فروش اقساطی را بر عهده گیرد. نرم افزار حسابداری ابری می تواند همچون مغز متفکر فروشگاه اینترنتی عمل کرده و بسیاری از فرایندهای مشترک بین سیستم حسابداری و فروش آنلاین را مدیریت نماید.

موجودی ها و طلب های خود را به روز نگه دارید تا کسب و کارتان سر پا بماند

ممکن است در این روزهای دورکاری و قرنطینه بخشی از کسب و کار ما دچار خلل شود اما باید توجه داشته باشیم هزینه ها و تعهدات ما پا برجا هستند. موعد سررسید چک ها و حساب های دریافتی و پرداختی و تغییر وضعیت آن ها در تاریخ سررسید بسیار با اهمیت است و ثبت دقیق و به روز این اطلاعات در یک نرم افزار حسابداریِ همیشه در دسترس به ایجاد یک تصویر دقیق از کسب و کار ما کمک می کند.

با توجه به اینکه همه گیر شدن ویروس کرونا در جهان پیامدهای منفی داشته ،اما همانطور که در ابتدا اشاره شد باعث پر رنگ شدن برخی از  کسب و کارها ی قبلی و ظهور کسب و کارهای نو شده است.

حسابدار به روز با در اختیار داشتن نمایندگی نرم افزارهای ابری جدید و مقرون به صرفه گامی را در راستای کمک به کسب و کارها بر داشته است.

اگر شرایط گذشته و نامعلوم پیش رو ،برای شما قابل تامل است، نسب به تغییر فرآیند حسابداری خود اقدام کرده و با ما تماس بگیرید.